- Vrealmatic
- Akademie
Email na vlastní doméně - praktický návod
Co profesionální email na vlastní doméně vlastně je, co stojí a jak si ho nastavíte krok za krokem - doména, schránky zdarma, DNS záznamy, díky kterým vám pošta dochází, a používání téže schránky i z vlastního softwaru.
Email na vlastní doméně, vysvětleno
Adresa jako vy@vasefirma.cz působí důvěryhodněji než adresa na bezplatném webmailu, drží vaši značku v každé zprávě a zůstává vaše, i když později změníte poskytovatele. Většina lidí předpokládá, že takový email je složitý nebo drahý - hostingový tarif, měsíční poplatek za každou schránku, možná i celý web, na který se pověsí.
Není. Profesionální email jsou ve skutečnosti jen dvě věci: doména a místo, kde bydlí schránky. Web nepotřebujete a u běžné firemní korespondence nemusíte za schránky platit ani měsíční paušál.
Tento článek je praktický průchod celou věcí: co to stojí, jak si to krok za krokem nastavit sami - včetně DNS záznamů, díky kterým pošta opravdu dorazí - a jak tutéž schránku může používat i váš vlastní software. Je psaný tak, aby se podle něj zvládl řídit kdokoli; a pokud nechcete, na konci je cesta, jak to nechat udělat za sebe.
Profesionální email = doména (malý roční náklad) + poskytovatel schránek (může být zdarma) + hrstka DNS záznamů, aby vaší poště ostatní věřili a doručili ji. Web není potřeba.
Kolik to doopravdy stojí
Ty dvě části jsou nezávislé a peníze nutně stojí jen jedna z nich. Držet je v hlavě odděleně je klíč k tomu neplatit zbytečně.
Malý roční náklad
Doménu zaregistrujete a jednou ročně obnovíte. To je jediný nevyhnutelný náklad - a je skromný, typicky řádově pár stovek korun ročně podle registrátora a koncovky.
Mohou být zdarma
Kde schránky hostujete, je samostatné rozhodnutí. Se správným poskytovatelem hosting schránek na vaší doméně nestojí nic - takže obnova domény může být celý váš účet za email.
Email se doručuje přes DNS záznamy domény - MX záznamy směrují příchozí poštu k vašemu poskytovateli schránek. Funguje to i bez jakéhokoli webu za doménou. Doména může dělat jen email, jen web, obojí, nebo nic; nastavuje se to odděleně.
Kde emailové schránky bydlí
Každá schránka jsou nakonec data na mail serveru - stroji, který mluví IMAP a SMTP, přijímá vaši příchozí poštu a předává ji vašemu klientovi. Takže „kde schránky bydlí“ se vlastně scvrkává na jednu otázku: čí je ten server - váš, nebo poskytovatele?
Pokud už provozujete vlastní infrastrukturu, doinstalovat na ni mail server technicky není problém - software je k dispozici. Náklad není software, ale práce: mail server otočený do internetu se musí udržovat záplatovaný, hlídat reputaci odesílací IP, sledovat blocklisty, spravovat antispam a TLS. Na klasickém jednom serveru je to „jen“ průběžná práce. U pokročilejší cloudové nebo kontejnerové architektury často není kam ho trvale umístit, takže nakonec platíte i za samostatný server na poštu - a teď je to práce i peníze.
Druhá možnost je nechat ten server provozovat poskytovatele - managed cesta, jako Google Workspace, Microsoft 365, Zoho nebo placená schránka u webhostingu. Není co provozovat ani co hlídat ohledně doručitelnosti; místo toho platíte měsíční poplatek za schránku. Pro většinu týmů je to pohodlný default: předvídatelné, bezúdržbové a starost má někdo jiný.
Email Profi od Seznam.cz je výjimka: stejný managed, bezúdržbový hosting jako placení poskytovatelé - ale na vlastní doméně zdarma, ať si založíte schránek kolik chcete. Kromě ceny, co ho dělá použitelným v praxi:
Zdarma na vaší doméně
Připojte doménu, kterou už máte, nebo si ji kupte u Seznamu, a provozujte na ní poštu bez měsíčního nákladu - nezávisle na počtu schránek.
Správa vlastních uživatelů
Zakládejte a spravujte tolik adres, kolik potřebujete - jedna schránka na člověka plus rolové adresy jako info@ nebo sales@.
Štědrý datový prostor
Schránky mají velký datový prostor, takže vás nikdo netlačí k úklidu nebo placeným upgradům jen abyste mohli dál přijímat poštu.
Webmail, kalendář, antispam
Známé webové rozhraní s kalendářem a průběžným antispamem, na jakémkoli zařízení - pro start není co instalovat.
Robotický přístup bez příplatku
Vaše vlastní aplikace mohou přes stejné IMAP/SMTP odesílat i číst poštu - automatizovaně, bez zvláštního poplatku za robota nebo API navíc ke schránce zdarma.
Štědré limity
Limity pro odesílání jsou dost velkorysé pro transakční a automatizovanou poštu, takže běžný provoz aplikací nenaráží na stěny.
Od teď je tento návod psaný okolo Email Profi jako konkrétního příkladu - ale stejné kroky a principy (DNS, IMAP, SMTP) jsou přenositelné na libovolného jiného poskytovatele.
Krok 1 - Připojení domény
Přidání domény do Email Profi má jednu ze dvou podob a podle toho, ve které jste, se odvíjí, kolik práce s DNS vás čeká v dalším kroku.
A. Doména u Seznamu
Pokud doménu koupíte přes Seznam (nebo ji tam převedete), DNS je spravované za vás. MX záznamy a podpis DKIM se nastaví automaticky - Krok 2 v podstatě přeskočíte. Nejjednodušší možná cesta.
B. Doména u jiného registrátora
Pokud doména zůstane u vašeho současného registrátora, držíte si kontrolu nad jejím DNS - a pár záznamů přidáte sami, aby se pošta směrovala k Seznamu a aby jí ostatní servery věřily. To je Krok 2.
V obou případech doménu přidáte v administraci Email Profi, kde Seznam ověří, že ji ovládáte. U externí domény (cesta B) vám pak panel ukáže přesné záznamy k nastavení - a zároveň vám je pošle emailem.
MX hodnoty se generují pro každou doménu zvlášť, takže směrodatným zdrojem je vždy váš panel Email Profi po přidání domény. Použijte hodnoty, které vám dá - sekce níže vysvětluje, k čemu je každý záznam, abyste přesně věděli, co zadáváte.
Krok 2 - DNS záznamy, díky kterým email funguje
Tento krok se týká jen cesty B (doména u externího registrátora). Do DNS své domény přidáte čtyři druhy záznamů: jeden na směrování pošty a tři, které prokazují, že je pošta opravdu vaše, aby skončila ve schránce místo ve spamu. Přidáte je jednou.
DNS záznamy zadáváte tam, kde se spravuje DNS vaší domény - v praxi v administraci firmy, u které jste doménu koupili (nebo ji držíte). Přihlaste se tam a najděte sekci obvykle označenou DNS, DNS záznamy, DNS zóna nebo nastavení domény; každý záznam přidáte jako řádek s jeho typem (MX, TXT, CNAME), názvem a hodnotou. Web ani hosting není potřeba - stačí přístup k DNS domény.
MX - směrování příchozí pošty
MX záznamy říkají internetu, které servery přijímají poštu pro vaši doménu. Po přidání domény vám Email Profi ukáže přesné MX hostnamy a priority; zadejte je do DNS přesně tak, jak jsou uvedené.
Každá MX hodnota musí končit tečkou (.), pokud váš DNS editor očekává plně kvalifikované názvy, a nesmí zůstat žádné staré MX záznamy mířící jinam. Po uložení ověří nástroj jako MxToolbox, že jsou záznamy živé (změny DNS se můžou chvíli propagovat).
SPF - kdo smí odesílat za vás
SPF je jediný TXT záznam na kořeni domény, který vyjmenovává, kdo smí odesílat poštu jako vaše doména. Pro Email Profi je to:
| Typ | Název | Hodnota |
|---|---|---|
| TXT | @ | v=spf1 include:spf.seznam.cz ~all |
Na doméně mějte jen jeden SPF záznam. Pokud odesíláte i přes jinou službu, slučte include do jednoho SPF záznamu, místo abyste vytvářeli druhý.
DKIM - podpis odchozí pošty
DKIM kryptograficky podepisuje vaše zprávy, takže příjemci mohou ověřit, že opravdu přišly z vaší domény a nebyly cestou změněny. U externího registrátora podpis delegujete na Seznam třemi CNAME záznamy:
| Typ | Název | Hodnota |
|---|---|---|
| CNAME | szn1._domainkey | szn1._domainkey.seznam.cz. |
| CNAME | szn2._domainkey | szn2._domainkey.seznam.cz. |
| CNAME | szn3._domainkey | szn3._domainkey.seznam.cz. |
Na doméně, jejíž DNS je u Seznamu (cesta A), se DKIM řeší automaticky a tyto nezadáváte.
DMARC - nastavení politiky
DMARC svazuje SPF a DKIM dohromady a říká příjemcům, co dělat s poštou, která kontrolami neprojde. Je to TXT záznam s názvem _dmarc. Začněte v monitorovacím režimu, aby se nic vašeho neblokovalo, dokud si neověříte, že vše prochází:
| Typ | Název | Hodnota |
|---|---|---|
| TXT | _dmarc | v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@vasedomena.cz |
Zpřísnění DMARC později (p=quarantine / p=reject)
p=none jen monitoruje - příjemci stále doručí i poštu, která neprojde, a adresa rua sbírá souhrnné reporty, takže vidíte, kdo odesílá jako vaše doména. Jakmile reporty ukážou, že vaše legitimní pošta prochází SPF i DKIM, zvedněte politiku na p=quarantine (neúspěšné jdou do spamu) nebo p=reject (neúspěšné jsou odmítnuty), abyste spoofing opravdu zastavili. Úplnější příklad: v=DMARC1; p=quarantine; adkim=r; aspf=r; rua=mailto:dmarc@vasedomena.cz; pct=100. Pozor, Seznam nepodporuje forenzní (ruf) reporty, takže tento tag vynechte.
MX rozproudí poštu; SPF, DKIM a DMARC jsou to, co ji drží mimo spam a brání komukoli falšovat vaši doménu. Je to jednorázové nastavení a udělat ho dobře je největší jediný faktor doručitelnosti. Jeho přeskočení je nejčastější důvod, proč pošta z vlastní domény končí ve spamu nebo na blocklistu.
Krok 3 - Založení schránek a připojení klienta
S připojenou doménou a hotovým DNS je zbytek běžný email, který už znáte.
Založení schránek
V administraci Email Profi založíte adresu pro každého člověka (jan@vasefirma.cz) a libovolné sdílené rolové adresy, které chcete (info@, sales@). Každá schránka má vlastní heslo. Za schránku se neplatí, takže jich založte tolik, kolik organizace potřebuje.
Používání: webmail nebo vlastní aplikace
Webmail v prohlížeči
Čtěte a odesílejte přímo z webového rozhraní poskytovatele na jakémkoli počítači či telefonu, bez nastavování nad rámec přihlášení.
Vlastní poštovní aplikace
Připojte Outlook, Thunderbird, Apple Mail nebo poštovní aplikaci v telefonu přes IMAP (příjem) a SMTP (odesílání) - standardní protokoly, kterým rozumí každý poštovní program.
IMAP drží schránku synchronizovanou napříč všemi zařízeními - co přečtete na notebooku, ukáže se jako přečtené i v telefonu - zatímco SMTP odesílá poštu. Protože jsou to otevřené standardy, nejste nikdy uzamčení do jedné aplikace, a když někdy změníte poskytovatele, přesměrujete DNS domény jinam a vaše adresa jde s vámi. Adresa patří vaší doméně, ne poskytovateli.
Připojení poštovního klienta - co budete potřebovat
Poštovní klienti se ptají na názvy a porty příchozího (IMAP) a odchozího (SMTP) serveru plus vaši celou emailovou adresu a heslo schránky. IMAP obvykle používá port 993 a SMTP port 465, oba přes SSL/TLS. Použijte přesné názvy serverů, které poskytovatel uvádí; u Seznamu některá nastavení vyžadují povolit přístup externího klienta nebo použít aplikační heslo pro schránku - popsáno v nápovědě poskytovatele.
Email, který umí používat i váš software
Protože schránka mluví IMAP a SMTP, není jen pro lidi - stejný účet mohou používat i vaše aplikace. Automaticky odesílejte potvrzení objednávek, notifikace a reporty, nebo čtěte příchozí poštu, abyste z ní vytáhli přílohy a spustili nějaký proces. Schránka zdarma postavená na standardech se tiše stává součástí vašich systémů.
Abychom to zapojení usnadnili, udržujeme open-source balík, který umí mluvit s libovolnou IMAP/SMTP schránkou - Email Profi včetně - z Node.js / TypeScriptu:
Vrealmatic/imap-smtp-mailerOpen source · IMAP + SMTP pro Node.js / TypeScript · MITZobrazit na GitHubu →Odesílá přes SMTP a čte přes IMAP, s pomocníky pro otravné části: stahování a přejmenovávání příloh, filtrování zpráv podle odesílatele, data nebo stavu přečtení a hotové přednastavené připojení pro běžné poskytovatele (Seznam včetně), takže nehledáte hostnamy a porty. Malé CLI umí hromadně stáhnout přílohy ze schránky.
Zapojit schránku do jednoho skriptu je snadné - pár řádků na odeslání zprávy nebo stažení příloh. Postavit email do produktu nebo firemního procesu (fronty, opakování, šablony, validace, logování, audit) je jiná práce, kterou se nesnažíme pokrýt návodem na zkopírování. Pokud míříte tam, podívejte se na naše nástroje a integrace.
K čemu je a kde má hranice
Schránka zdarma postavená na standardech sedí na ohromné množství potřeb - ale vyplatí se být upřímný k jejím hranám, abyste si ji vybrali ze správných důvodů.
Skvěle sedí
- běžná firemní korespondence na vlastní doméně,
- jedna schránka na člověka plus rolové adresy,
- transakční a provozní pošta z vašich aplikací - potvrzení, notifikace, reporty,
- čtení příchozí pošty pro řízení procesu nebo získání souborů.
Na co není
- hromadné obchodní kampaně - bezplatné podmínky Email Profi zakazují rozesílání hromadných obchodních sdělení,
- velké newsletterové rozesílky, které patří na vyhrazenou službu pro hromadnou poštu s vlastními pravidly,
- cokoli, co ignoruje limity odesílání poskytovatele a nakonec vypadá jako spam.
Poskytovatelé uplatňují technické limity na ochranu doručitelnosti - Seznam například omezuje objemové odesílatele na IP v krátkém okně (řádově sto tisíc zpráv a gigabajt dat za pět minut, zhruba sto zpráv na jedno SMTP spojení) a očekává, že se velké rozesílky rozloží v čase. Běžná korespondence a transakční pošta se k těmto hodnotám nikdy nepřiblíží; relevantní jsou až na úrovni kampaní - což je jiný nástroj na jinou práci.
Pro takový objem použijte službu k tomu určenou. Ty běží vedle vaší schránky - běžná pošta zůstává na Email Profi, jen objemový provoz jde přes vyhrazenou službu - a na rozdíl od schránky jsou zpravidla vždy placené:
Marketing a newslettery
Kampaňové nástroje se šablonami, seznamy a správou odhlášení.
Mailchimp · Brevo · Ecomail · SmartEmailing
Transakční a API ve velkém
Vysokoobjemové odesílání z vašich aplikací, laděné na doručitelnost.
Amazon SES · SendGrid · Mailgun · Postmark
Nechcete to nastavovat sami?
Všechno výše je záměrně kompletní - řiďte se tím a budete mít fungující email na vlastní doméně, nic zatajeného. Ale dotýká se to DNS záznamů a autentizace pošty, což je rychlé, když to děláte poněkolikáté, a vrtkavé, když poprvé. Pokud to prostě nechcete řešit, uděláme to přímočaré nasazení za vás za jednorázový poplatek - doména a DNS, nakonfigurovaný poskytovatel, založené schránky, správně udělané SPF/DKIM/DMARC a připojené poštovní aplikace.
A nekončí to u základní schránky. Pokud potřebujete víc - nastavit a napojit kampaňovou nebo hromadnou službu (Mailchimp, Brevo, Ecomail, SES a podobně), nebo zapojit poštu do vašeho vlastního softwaru a procesů - nastavíme a zaintegrujeme i to. Ať jsou vaše potřeby jakékoli, prostě vám maily vyřešíme.
Za nastavení zaplatíte jednou a poté je jediným provozním nákladem u základní schránky obnova domény - samotný hosting zůstává zdarma. Větší věci, jako kampaňová služba nebo plná integrace do vašich systémů, se naceňují podle toho, co skutečně potřebujete. Tak či tak začněte přes kontakt níže.
Shrnutí
Celé nastavení na jeden pohled:
- Zaregistrujte doménu - jediný nevyhnutelný náklad, malý roční poplatek. Web není potřeba.
- Vyberte poskytovatele schránek. Email Profi od Seznamu hostuje schránky na vaší doméně zdarma, ať jich máte kolik chcete.
- Připojte doménu. U externího registrátora přidejte DNS záznamy -
MXna směrování pošty a SPF, DKIM a DMARC, aby jí ostatní věřili a skončila ve schránce. - Založte schránky a otevřete je ve webmailu nebo libovolném IMAP/SMTP klientovi.
- Automatizujte, pokud chcete: nechte vlastní software používat tutéž schránku přes IMAP/SMTP - třeba s naším balíkem imap-smtp-mailer; hlubší integrace najdete v našich nástrojích.
- Kampaně a hromadné rozesílky jinam - vyhrazená placená služba, mimo schránku zdarma.
Email na vlastní doméně není měsíční předplatné, které musíte přijmout, ani černá skříňka. Udělaný efektivně je to jednorázové nastavení nad poskytovatelem schránek zdarma - pro lidi i pro váš software.
Nechcete to nastavovat sami?
Nasazení vyřešíme za jednorázový poplatek - bez měsíčního nákladu.